כיצד לאחסן הודעות דוא'ל ב- Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

ככל שתשתמש יותר בתיבת הדואר שלך ב- Microsoft Outlook, כך תיבת הדואר שלך תגדל. אם אתה חושב על זה, זה די דומה לאופן שבו ניירות נוטים להיערם על שולחן העבודה שלך. אבל מה אתה יכול לעשות כאשר הערימה גדולה כל כך שיש להתמודד איתה? ובכן, בחיים האמיתיים, אתה יכול לקחת את הזמן למיין כל מסמך ולאחסן את הניירות החשובים תוך השלכת אותם פחות חשובים. למרבה המזל, אתה יכול ליצור מחדש את אותו התהליך ב- Outlook.

ללא יוצא מן הכלל, כל גרסת Outlook תומכת בארכיון. יתר על כן, יש לך אפשרויות מרובות בכל הנוגע לארכיון הפריטים שלך ב- Outlook. הדרך הנוחה ביותר היא להשתמש ב- AutoArchive כדי להתמודד עם הודעות, פגישות ומשימות ישנות יותר. דרך נוספת לעשות זאת היא להשתמש בארכיון ידני כדי להעביר הודעות לתיקיה ספציפית. אבל הדרך המהירה ביותר היא להשתמש ב- ארכיון כפתור הממוקם ב קוֹבֶץ תַפרִיט.

זכור כי Outlook שומר תיקיית ברירת מחדל למטרות ארכיון שלא ניתן למחוק. ארכיון הדוא'ל שלך יעזור לך לשמור על חנות נקייה, ולהקל על חיפוש הודעות דוא'ל ישנות יותר תוך שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך.

להלן יש לך סדרת מדריכים שיעבירו אותך בפריטים בארכיון ב- Outlook בכל דרך אפשרית. בואו נתחיל!

שיטה 1: ארכיב הודעות באופן ידני בפעולה אחת

שיטה זו היא הדרך המהירה ביותר להעביר הודעה אחת או יותר לתיקיית הארכיון. קבצים מאוחסנים אלה יישארו נגישים דרך תיבת החיפוש או על ידי ניווט ידני אל ארכיון תיקיה. ניתן לראות את הפריטים שהועברו בארכיון גם במכשירים ניידים על ידי ביקור באתר ארכיון תיקיה. הנה מדריך מהיר לארכיון ידני של פריטים ב- Outlook 2016:

1. פתח את Outlook ובחר הודעה אחת או יותר בהודעה שלך תיבת הדואר הנכנס או כל תיקיה אחרת.
2. לחץ על ארכיון סמל בתוך לִמְחוֹק קְבוּצָה. סמל הארכיון גלוי רק בתוך הסרט ב- Outlook 2016.
   הערה: אתה יכול גם להכות את מקש Backspace כדי להשיג את אותה התוצאה.
3. אתה אמור להיות מסוגל למצוא את ההודעות שלך בתוך ה- אַרְכִיוֹן תיקיה.
   הערה: תיקיית הארכיון נוצרת באופן אוטומטי גם אם מעולם לא השתמשת בה בעבר. אם אינך יכול לראות את תיקיית הארכיון, עבור אל קובץ> חשבון משרד> אפשרויות עדכון ולחץ על עדכן כעת .

שיטה 2: שימוש בתכונה AutoArchive

ל- Outlook יש תכונה אוטומטית המסוגלת לארכיב פריטים הנקראים AutoArchive. ניתן לתכנת תכונה זו לארכיון פריטים במרווחי זמן קבועים. בכל גרסאות Outlook יש תמיכה בארכיון. ההבדל הוא, AutoArchive מושבת כברירת מחדל ב- Outlook 2010 ואילך.

לאחר ארכיב אוטומטי מופעלת, משתמשים יכולים להגדיר מאפיינים לכל תיקיה שהם רוצים לאחסן בארכיון. זכור שכאשר אתה מעביר דוא'ל לארכיון, הוא יועבר לקובץ PST אחר ולא יהיה זמין עוד בקובץ ה- PST הראשי. להלן מדריך מהיר להפעלת ושימוש בארכיב אוטומטי:

כיצד להפעיל ולהגדיר ארכיב אוטומטי

1. לפנות ארכיב אוטומטי ב, נווט אל קובץ> אפשרויות . ברגע שאתה נמצא ב- Outlook הגדרות , לחץ על מִתקַדֵם כדי להקדים אותו ולחץ על הגדרות ארכיב אוטומטי .
   הערה: ב- Outlook 2007 ואילך, תוכל למצוא את ארכיב אוטומטי הגדרות ב כלים> אפשרויות> אחר .
2. אם הכל אפור, עליכם לסמן את התיבה שליד הפעל ארכיב אוטומטי על מנת לאפשר ארכיב אוטומטי.
   
3. עכשיו הגיע הזמן להגדיר כיצד תנהג AutoArchive. התחל בבחירת התדירות שבה תרצה שהארכיון האוטומטי יפעל. ברירת המחדל היא 14 יום, אך אם ברצונך לשמור על ניקיונה, הגדיר אותה בין 2 ל -6.
   
4. אם ברצונך לקבל הודעה לפני תחילת ארכיב אוטומטי, סמן את התיבה שליד בקש לפני שהארכיב האוטומטי יופעל . מומלץ לחיות אפשרות זו מאופשרת מכיוון שארכיב אוטומטי יכול להפריע לעבודה שלך.
   
5. כדי להימנע ממילוי הארכיון באימיילים מיותרים, מומלץ לעזוב מחק אימייל שפג תוקפו סומן . אם תשבית ארכיב או מחק פריטים ישנים, רק הודעות שפג תוקפן יימחקו לחלוטין.
   
6. אם אתה רוצה שתיקיית הארכיון שלך תהיה גלויה בתוך Outlook, עליך להפעיל אותה הצג את תיקיית הארכיון ברשימת התיקיות.
   
7. כעת הגדר את הגדרות ברירת המחדל של התיקיה לארכיון.
8. לאחר מכן, הפעל את המתג שליד העבר פריטים ישנים אל ולחץ לְדַפדֵף כדי לקבוע את הנתיב למקום בו תרצו שהפריטים שלכם יועברו לארכיון. מכה בסדר כדי לאשר את ההגדרות שלך.
   

לאחר שתאפשר ותגדיר את הארכיון אוטומטי, הוא יבצע את עבודתו באופן אוטומטי בבוא העת. אתה יכול לאשר שזה עובד על ידי בדיקה אם ה- אַרְכִיוֹן התיקייה מאוכלסת.

קביעת תצורה של מאפייני ארכיב אוטומטי עבור תיקיות בודדות

לאחר שתסיים להגדיר את התכונה 'ארכיב אוטומטי', תוכל להוסיף שכבת שליטה נוספת על ידי הגדרת מאפיינים ספציפיים לכל אחת מהתיקיות שלך. זה נוהג נפוץ עבור תיקיות כגון פריטים שנמחקו אוֹ ספאם להשתמש במאפייני ארכיב אוטומטי שונים מתיקיית הדוא'ל הראשית שלך.
הערה: אם לא תגדיר הגדרות נפרדות של ארכיב אוטומטי עבור תיקייה, היא תשתמש אוטומטית בהגדרות הארכיב הארכיב הכלליות שהוגדרו לעיל.

הנה מדריך מהיר להגדרת מאפיינים נפרדים של ארכיב אוטומטי לתיקיה:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שאתה מעוניין לטפל בה ולחץ עליה נכסים.
   
2. לחץ על ארכיב אוטומטי כדי להביא אותו קדימה. כאן יש לך מבחר הגדרות שיחולו אך ורק על תיקיה זו.
   
3. באפשרותך לכבות את 'ארכיב אוטומטי' עבור תיקיה זו על ידי לחיצה על אל תארגן פריטים בתיקיה זו .
   
4. על מנת לעקוף את הגדרות ה- AutoArchive הגלובליות, לחץ על ארכז תיקיה זו באמצעות הגדרות אלה ובצע את השינויים שלך למטה. נְקִישָׁה להגיש מועמדות כדי לאשר את ההגדרות שלך.
   הערה: זכור כי הגדרות אלה לא יחולו על אף אחת מתיקיות המשנה של התיקיה הספציפית הזו. יהיה עליך לשנות כל אחד מהם.

שיטה 3: ארכיב הודעות דוא'ל באופן ידני באמצעות כלי ניקוי

אם אתה לא חובב גדול של אוטומציה, יש פיתרון דרך אמצע שיאפשר לך לארכיב בכמויות גדולות עם שליטה רבה עוד יותר. בשיטה זו תוכלו לארכיב תיקייה שלמה יחד עם תיקיות המשנה שלה. אם אינך רוצה להמתין לביצוע AutoArchive, תוכל לעשות זאת בעצמך ולבחור היכן ברצונך לשמור אותם. הנה מה שאתה צריך לעשות:

1. לחץ על קוֹבֶץ ולאחר מכן עבור אל מידע והרחיב את התפריט הנפתח מ- כלי ניקוי. בחר ארכיון מהתפריט הנפתח.
   
2. בחר העבר בארכיון תיקיה זו וכל תיקיות המשנה ולחץ על התיקיה שברצונך להעביר לארכיון.
   
3. אם ברצונך לאחסן את כל נתוני Outlook שלך, לחץ על כתובת הדואר האלקטרוני שלך בראש הרשימה.
   
4. השתמש בתפריט הנפתח שליד ארכיב פריטים מעל גיל כדי לבחור את התאריך האחרון לפריטים שיועברו לארכיון. כל הפריטים הישנים מהתאריך שקבעת בתפריט זה יועברו לארכיון.
   
5. באפשרותך לאחסן פריטים שהוצגו בעבר בארכיון אוטומטי על ידי סימון התיבה שליד כלול פריטים עם ארכיב אוטומטי .
   
6. להשתמש ב לְדַפדֵף כפתור כדי להגדיר את הנתיב לאן ברצונך לשמור את ארכיב ה- PST שלך. נְקִישָׁה בסדר להתחיל את התהליך.
   

בקרוב תבחין כי כמה הודעות דוא'ל יועברו מתיקיות ברירת המחדל שלך לקובץ ה- pst בארכיון.
הערה: הקובץ המאוחסן אמור להיות נגיש ב- Outlook כתיקיה. אם משום מה זה לא הולך קוֹבֶץ ולחץ פתח וייצא . לאחר מכן לחץ על פתח את קובץ הנתונים של Outlook , נווט אל מיקום הארכיון שלך והקש בסדר .